(目的)

第1条　この規程は、文書事務の取扱いについて、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に処理されるようにしなければならない。

(総務政策課長の職務)

第4条　総務政策課長は、本町における文書事務を総括する。

(文書管理者)

第5条　課に所管する文書の管理に関する事務を掌握する者として、文書管理者を置き、所管課長をもって充てる。

(文書取扱主任の設置等)

第6条　課内における文書事務を補助させるため、課に文書取扱主任を置く。

(総務政策課の備付帳簿)

第7条　総務政策課に次の帳簿を置く。

(課の備付帳簿)

第8条　課に次の帳簿を置く。

(帳簿の作成)

第9条　前2条に規定する帳簿は、暦年により作成しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第10条　文書には、次の各号により整理記号及び番号を付けなければならない。ただし、簡易なものについては、これを省略することができる。

(到達した文書の処理)

第11条　到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、総務政策課で受領するものとし、次の各号に掲げるところにより処理する。

(普通文書の収受)

第12条　特殊文書その他開封が特に必要でないと認められる文書又は物品以外の文書(以下「普通文書」という。)の配付を受けた課の文書取扱主任は、当該文書の余白に課収受印(第10号様式)を押し、文書処理簿に所要事項を記載しなければならない。ただし、軽易又は文書処理簿に登録する必要がないと認められる文書については、文書処理簿の作成を省略することができる。

(特殊文書の収受)

第13条　次の各号に掲げる特殊文書を収受したときは、総務政策課で封筒に町受付印を押し、特殊文書受付簿に差出人その他を記録の上、所管課に配付しなければならない。この場合において、第3号に掲げる文書については、到達時刻を封筒に明記し、総務政策課の文書担当者が押印の上、処理する。

(文書処理票による指示)

第14条　前条の規定にかかわらず、町長及び副町長の指示又は決裁を要する文書、その他所管課長が特に必要と認める文書は、文書処理票により処理するものとする。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第15条　到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務政策課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(勤務時間外の到達文書の収受)

第16条　勤務時間外に到達した文書は、当直員が収受し、由良町当直規程(平成2年規程第2号)の定めるところにより処理しなければならない。

(文書の処理原則)

第17条　文書の処理は、すべて所管課長が中心となり、常に迅速な処理に留意し、事案が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(課長の指示)

第18条　所管課長は、文書を収受したときは、起案担当者に回付し、次の各号に掲げる事項を指示して処理させなければならない。

(文書の起案)

第19条　決裁文書及び供覧文書は、次の各号により起案しなければならない。

(文書の発信者及びあて名)

第20条　文書の発信者名には、町長その他法令等の規定により職務権限を有する者の職氏名を記載するものとする。ただし、通知、事務連絡等軽易と認められるものについては、所管課長の役職氏名を用いることができる。

(緊急処理すべき事案の処理)

第21条　緊急に処理する必要があり、かつ、正規の手続を経ることができない事案は、直ちに口頭により決裁手続を行って処理することができる。ただし、この場合においては、事後にこの章の規定に準じて正規の手続をとらなければならない。

(回議)

第22条　起案文書は、必要な関係職員に回議し、当該事案に係る事務を主管する係長から順次所属上司の決裁を経て決裁者の決裁又は閲覧を受けなければならない。

(合議文書の処理)

第23条　合議を受けた事項について異議のないときは、所定欄に認印の上、遅滞なく回付しなければならない。

(電話、口頭、ファクシミリ又は電子メールによる照会等の処理)

第24条　電話、口頭、ファクシミリ又は電子メールによる照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を記載し、この章の規定に準じて処理しなければならない。

(文書の審査)

第25条　全ての決裁は、総務政策課長の審査を受けなければならない。

(浄書)

第26条　決裁済文書で浄書を要するものは、次の各号により浄書しなければならない。

(公印の押印)

第27条　公印の押印については、由良町公印取扱規則(平成6年規則第6号)の定めるところによる。ただし、軽易な文書及び庁内文書については、決裁済文書及び発送文書に「公印省略」を記載し、公印を省略することができる。

(発送手続)

第28条　所管課は、発送すべき文書を次の各号により処理しなければならない。

(文書の発送)

第29条　総務政策課は、前条第2号の規定による発送文書を受理したときは、郵送又は使送等により発送するものとする。

(経由文書の取扱い)

第30条　経由文書は、第5章及び第6章の規定に準じて処理し、経由日付印(第13号様式)を押して経由しなければならない。ただし、特に定めのあるものについては、この限りでない。

(文書の整理)

第31条　文書は、常に整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(保存期間)

第32条　完結文書の保存期間は、法令に特別の定めがあるものを除くほか、別表第1の保存期間別文書一覧表に定めるところによるものとする。

(保存期間の起算)

第33条　文書の保存期間は、編集が暦年による文書にあっては当該文書の完結した翌年の1月1日から、会計年度による文書にあっては当該文書の完結した年度の翌年度の4月1日からそれぞれ起算する。

(完結文書の編集)

第34条　完結文書は、文書管理者が別表第2に定める文書分類表の分類項目ごとに整理しなければならない。

(課における完結文書の保管)

第35条　文書管理者は、前条の規定により編集した完結文書の保存期間が別表第1に規定する第4種に属する文書については、所管課において保管するものとする。

(完結文書の保存)

第36条　完結文書は、前条の規定により所管課において保管するものを除き、総務政策課長が保存するものとする。

(完結文書の引継ぎ)

第37条　文書管理者は、第35条第2項の規定により保管する完結文書の保管期間が経過したときは、当該文書に文書管理簿の写しを添えて、これを総務政策課長に引き継ぎ、総務政策課長は、文書保存目録を調製するものとする。

(完結文書の保存)

第38条　前条第1項の規定により引継ぎを受けた完結文書は、文書庫又は総務政策課長が別に定める場所に保存するものとする。

(保存文書の返還)

第39条　文書管理者は、所管課の所掌する事務に係る保存文書について、所管課において常時使用することとなったなど特別の理由が生じたときは、保存文書返還承認書(第16号様式)により、総務政策課長の承認を得て、保存文書の返還を受け、所管課で保管することができる。

(保存文書の閲覧又は借覧)

第40条　総務政策課長が保存する保存文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員は、保存文書閲覧簿(第17号様式)又は保存文書借覧簿(第18号様式)により、総務政策課長の承認を受けなければならない。

(保存文書の職員以外の者の閲覧)

第41条　総務政策課長は、職員以外の者から保存文書の閲覧の申請を受けたときは、所管課長と協議して、閲覧させることができる。

(保存文書の廃棄)

第42条　保存期間を経過した保存文書は、廃棄する。

(所管課保管文書の廃棄)

第43条　文書管理者は、第35条第1項又は第37条第2項の規定により所管課において保管する完結文書の保存期間が経過したときは、これを廃棄するものとする。