○由良町議会事務局文書編さん保存規程
昭和59年7月1日
議会規程第4号
第1条 文書の編さん保存については、他に別段の定めがある場合を除くほか、この規程の定めるところによる。
第2条 完結した文書は、索引を付し、編さん製本のうえ、庶務係に回付する。庶務係は文書保存簿に登載して事務局長の検閲を受け書庫に保存しなければならない。ただし、1年保存のものは登録を省略することができる。
第3条 文書の保存期限は、次の5種とする。
第1 永久
第2 10年
第3 5年
第4 3年
第5 1年
保存期限は、暦年により、文書の完結した翌年から起算する。
第4条 編さん類目及び保存期限は、別表の定めるところによる。
第5条 庶務係は、毎年1回保存年限を経過した文書を文書廃棄簿に登載し、事務局長の検閲を受けて、廃棄しなければならない。
2 前項の文書であつても局長において特に引き続き保存の必要があると認めるものは、更に保存年限を延長することができる。
第6条 この規程に定めるもののほか、文書の編さん保存に関し、必要な事項については、由良町の関係規程の例による。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
別表
部類 | 保存種別 |
議事 | 第1種(永久保存) 1 会議録 1 提出議案 1 議決書 1 議会関係例規集 1 議員会員台帳 1 議員履歴書 1 議会議員及び各種委員名簿 1 常任、特別委員会(特別の場合)会議録 1 全員協議会(特別の場合)会議録 第2種(10年) 1 請願受理簿 1 請願文書表綴 1 請願書綴 第3種(5年) 1 常任委員会1件 1 特別委員会1件 1 全員協議会1件 1 決議書、意見書綴 1 陳情書1件 1 本議会出席者簿 第5種(1年) 1 雑件 |
庶務 | 第1種(永久保存) 1 人事関係 1 庶務に関する重要書類 第3種(5年) 1 件名簿 1 復命書 1 出張命令簿 1 備品台帳 1 出勤簿 1 予算差引簿 1 議員報酬費用弁償各種領収書 第4種(3年) 1 議長会、局長会議関係 第5種(1年) 1 雑件 |
備考 前記以外の文書は適当と認める保存種別に組み入れるものとする。 | |